Workflows no SharePoint 2010 com Microsoft Visio

2012-07-15 Off Por gambin

Olá Pessoal!

Gostaria de compartilhar um recurso muuuuito bacana do SharePoint, mas que infelizmente é pouquíssimo utilizado – Workflows feitos no Microsoft Visio em parceria com o SharePoint Designer =]

Mas antes de mais nada, por que o Visio está na jogada??

 

# Back to the Future

Os workflows no SharePoint foram disponibilizado à partir da versão 2007 (WSS3/ MOSS 2007) da plataforma.

Na minha opinião acho esta tenha sido uma das principais novidades implementadas nesta versão, juntamente ao SharePoint Designer 2007, que fornecia uma interface intuitiva e que exigia conhecimentos básicos de lógica para construção de workflows.

Acredito também que com o lançamento deste recurso, milhões de coisas foram ‘automatizadas’ desnecessariamente (eu confesso que fui autor de algumas delas ;p). Mas afinal, qual a vantagem da fantástica ‘automatização’??

 

# Padrões e Processos

Estas palavras bonitas que não saem de moda da área de TI, são de certa forma razões de utilização de workflows.

Os workflows geralmente são utilizados como forma de padronização e validação de atividades a fim de evitar o erro humano, e também de otimizar o tempo desta mão de obra.

 

# Uma oportunidade de melhoria

Muitas empresas possuem departamentos/ áreas/ profissionais dedicados à melhoria de processos.

E porque este profissional de processos que atua diretamente com SharePoint não poderia desenvolver estes workflows? Não seria essa uma otimização de processos ;p

 

# Simples!!

Workflows no SharePoint desenvolvidos através do Microsoft Visio!

Desta forma a equipe responsável por determinados processos poderá desenvolver os workflows desejados no Visio e realizar a importação no SharePoint, e de quebra para os 100 primeiros que ligarem quem possui o SharePoint Enterprise – um Status online para acompanhamento das tarefas do Workflows!!

# Requisitos mínimos

 

# Mãos à obra!

Entre no Visio

Em Template Categories selecione Flowchart e em seguida SharePoint Workflow e por último Create, conforme figura abaixo:

Com as opções disponíveis crie um fluxo simples para envio de emails após aprovação de items, conforme a figura abaixo:

 

Ainda no Visio, acessa a aba Process > Export , conforma figura abaixo:


Feita a exportação (arquivo na extensão vwi), entre no SharePoint Designer, conecte-se ao site desejado e clique em Workflows > Import From Visio, conforme figura abaixo:

Na primeira etapa de importação selecione o arquivo e clique em Next

Na tela seguinte será solicitado Nome do Workflow e sua associação.

Configure conforme figura abaixo (onde “Normas” deverá ser o nome de sua biblioteca de documentos):

Clique em Finish para concluir o processo de importação do fluxo

Olha só a maravilha que acaba de surgir na tela:

Um belo workflow, comentado e aguardando associação de tarefas do SharePoint.

 

# Mas como assim??

Sim, é necessário associar as tarefas do fluxo com os elementos do SharePoint (listas, bibliotecas, colunas, …) uma vez que o fluxo contempla exclusivamente o processo em si.

Neste caso como temos o workflow todo comentado, basta concluirmos as associações necessárias, conforme a figura abaixo:

Antes de publicá-lo, certifique-se de configurar corretamente a inicialização do workflow através do menu Workflows Settings e em seguida marcar a opção Start workflow automatically when an item is changed em Start Options, conforme figura abaixo:

No menu superior clique em Publish, para finalmente publicarmos nosso workflow!

Ao enviarmos um arquivo para a biblioteca de documentos, podemos ver o status padrão do documento (Pendente):

Agora iremos alterar qualquer propriedade do arquivo, a fim de iniciar o workflow previamente configurado para executar em qualquer alteração de item.

Pronto! Podemos ver que nosso workflow já está ativado e funcionando, conforme imagem abaixo:

 

# E aquele tal de status online hein?

Acalme-se gafanhoto, pois agora vamos colocar a cereja no bolo ;p

Porém certifique-se dos seguintes requisitos:

  • SharePoint 2010 Enterprise
  • O host que está com o SharePoint Designer executando a importação DEVE ter o Visio Premium instalado localmente
  • O Visio Services deve estar ativo e configurado na Farm e Web Appplication
  • As Enterprise Site Collection features devem estar ativadas no Site Collection

Feito isso e com o workflow aberto no SharePoint Designer clique em Workflows Settings e certifique-se de marcar a opção Show workflow visualization on status page, conforme figura abaixo:

Publique o workflow novamente

Faça uma alteração qualquer no item apenas para executar o Workflow recém publicado e em seguida clique em seu Status, conforme a figura abaixo:

Será exibido o seguinte fluxograma:

Fantástico!!! Agora podemos acompanhar em tempo real qual o status do workflow!

Apenas para ilustrar melhor o exemplo, adicionei a ação de Pausar até a Data para podermos visualizar de uma forma dinâmica o workflow ainda em status de execução!

 

# Considerações Finais:

Claro que este modelo de implementação de workflows não é nada de outro mundo, no entanto acredito que possa fornecer um modelo muito mais otimizado para desenvolvimento de workflows no SharePoint.

É imprescindível também que as pessoas que irão atuar com o desenvolvimento de workflows utilizando o Visio conheçam também as ações e validações disponíveis no SharePoint.

Espero que tenham gostado do post e até o próximo post!

 

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